L'inventaire et les écarts

Le stock théorique est un modèle. L'inventaire est la réalité. L'écart entre les deux est l'un des chiffres les plus utiles de votre exploitation — et le plus souvent ignoré.

Pourquoi le théorique ne suffit jamais

Votre stock théorique suppose que chaque plat consomme exactement ce que dit sa fiche technique. Dans la réalité :

• les portions varient d'un cuisinier à l'autre ;
• des produits sont jetés, périmés, ratés ;
• des erreurs de saisie se glissent dans les réceptions ;
• il y a parfois de la démarque inconnue.

Aucun logiciel ne peut deviner tout cela. Seul un comptage le révèle.

Comment ça se passe

1. Vous créez une feuille d'inventaire. Elle est pré-remplie avec le stock théorique de chaque ingrédient. Elle reste en brouillon tant que vous ne l'avez pas validée — vous pouvez compter sur plusieurs jours.

2. Vous saisissez le comptage réel, ingrédient par ingrédient.

3. Vous validez. Pour chaque écart, le logiciel :

• remplace le stock théorique par le réel ;
• écrit un mouvement tracé (PERTE si l'écart est négatif, AJUSTEMENT s'il est positif), référencé à l'inventaire ;
• valorise les manquants au prix de revient et cumule le total.

4. Les pertes deviennent une charge. Si le total des manquants est positif, une charge est créée automatiquement, avec le détail par ingrédient. Elle apparaît dans vos résultats, au même titre qu'un loyer.

Une fois validé, un inventaire n'est plus modifiable.

Le point important : l'inventaire ne change pas le PMP

Il corrige les quantités, jamais la valorisation.

C'est logique : constater qu'il manque 3 kg de farine ne dit rien sur le prix auquel vous l'avez payée. Seule une réception fournisseur peut modifier un prix de revient. Confondre les deux est une erreur classique qui fait dériver la valeur du stock.

À quelle fréquence faire l'inventaire ?

Il n'y a pas de réponse unique, mais un principe : inventoriez souvent ce qui coûte cher ou disparaît vite.

Type de produit	Fréquence conseillée
Viandes, poissons, fromages, alcools	Hebdomadaire
Produits frais à forte rotation	Hebdomadaire
Épicerie sèche, conserves	Mensuelle
Consommables (emballages, serviettes)	Mensuelle

Un inventaire complet mensuel plus un inventaire ciblé hebdomadaire sur une dizaine de produits sensibles suffit à la plupart des établissements. Un inventaire complet toutes les semaines finit par ne plus être fait du tout.

Quel écart est acceptable ?

En dessous de 2 % de la valeur du stock, l'écart relève du bruit normal.

Au-delà de 5 à 10 % sur un ingrédient, cherchez la cause. Dans l'ordre de probabilité :

1. La fiche technique est fausse — c'est de loin la cause la plus fréquente. Vous avez écrit 150 g de steak, la cuisine en met 180.
2. Les unités sont mal saisies quelque part (des cl saisis en L).
3. Les réceptions ne sont pas saisies ou le sont partiellement.
4. Il y a des pertes réelles non déclarées : casse, périmés, ratés.
5. Il y a de la démarque inconnue.

Commencez toujours par le point 1. Accuser le personnel avant d'avoir vérifié ses propres fiches techniques est une erreur de management coûteuse.

Comment savoir combien mes pertes me coûtent ?

C'est justement l'intérêt de la valorisation automatique. Chaque écart négatif est multiplié par le prix de revient de l'ingrédient. Vous n'obtenez pas « il manque 4 kg de tomates », mais « il manque 12,40 € de tomates » — un chiffre comparable d'un mois sur l'autre, et cumulable avec vos autres charges.

Sur une année, ces montants dépassent souvent ce que le gérant imaginait, et justifient à eux seuls le temps passé à compter.

Faut-il fermer pour faire l'inventaire ?

Non, mais comptez à un moment où rien ne bouge : avant l'ouverture ou après la fermeture. Un comptage effectué pendant le service produit des écarts fantômes, puisque la cuisine consomme pendant que vous comptez.

Comment les ventes font bouger le stock →